Att lyckas med en konferensresa kräver tid, pengar och framförallt planering. En konferensresa måste till skillnad från en nöjesresa, vara produktiv eller konstruktiv. Man måste förhålla sig till olika möten och deadlines, samtidigt som det måste finnas utrymme för att resan ska ge mervärde för deltagarna. Det kan vara i form av roliga aktiviteter eller nya möjligheter som inte finns på plats hemma. En konferensresa innehåller ofta både nytta och nöje, ofta på ett sätt som kan användas för teambuilding. Andra konferensresor är mer strikt professionella och lämnar mindre utrymmen för nöjen. Men även dessa resor kräver planering och organisering. Framförallt om det är kortare tidsfrist.
Om du vill genomföra en lyckad konferensresa finns det många alternativ beroende på era förutsättningar och era önskemål. Det finns en stor marknad för att resa och jag är övertygad om att det finns utmärkta förutsättningar för att lyckas. Här kommer lite allmänna tips på vad som är bra att tänka på.
Ta hjälp av en en arrangör
Det kan vara värt att hjälp. Många gånger kan det allra bästa sättet sättet att genomföra en konferensresa är att ta in en arrangör och tredje part. Man kan anordna en charter och det finns en del arrangörer som anordnar olika former av resor utifrån färdiga paket eller mallar. Ett bra alternativ kan vara skräddarsydda konferensresor med Travel2.
Ska du boka in något i ditt närområde eller en inrikes resa kan det räcka med att ta kontakt med en konferensanläggning. Men att planera och genomföra en längre resa utomlands för en hel grupp kan bli desto mer krävande. Även om man anlitar en arrangör måste man göra vissa förberedelser och veta vad man vill.
Förberedelser inför konferensresan
Vilken destination? Det finns mängder av destinationer som är lämpliga för konferenser utan att kosta skjortan. Då rekommenderar jag främst europa som till exempel Riga, Tallinn, Warszawa eller varför inte Krakow i Polen? Vill man sikta lite högre kanske Italien kan passa… kanske Milano eller varför inte Champagne i frankrike. Är budget ett mindre problem är Dubai ganska populärt. Diskutera gärna med arbetsgruppen och överväg alternativ som skulle uppskattas.
Kostnad. Många saker kostar. Det gör själva konferensen men också resekostnaderna, måltiderna och aktiviteterna. Undersöka noga, så att resan ligger inom ramen för er budget. Många gånger blir konferensresor dyrare än man tänkt sig. Dessutom finns det möjlighet att komma undan billigare om man gör en ordentlig planering.
Ledare. Är ni en större grupp som ska ut och resa kan det vara bra att ha reseledare. Det kan vara någon som håller i trådarna eller en guide till exempel.
Planering är mycket viktigt. Gör en konkret och väl genomförd plan. Det sista man vill är att det blir någon form av kris eller att problem eller annan frustration tar fokus från själva konferensen. Det är återigen också en ekonomisk fråga. Börja planera resan i god tid och ha backup planer om möjligt. Var väl förberedd. Kanske någon är vegetarian? Har ni alla papper som krävs? Och så vidare…